Изпълнител на дейността: ПУ "Паисий Хилендарски" чрез Факултета по математика и информатика и партньорът БАСКОМ.
Период на изпълнение: Дейността започва през първия месец на проекта и продължава до неговия край - до 20 месец, включително.
Целите на дейността са насочени към сформиране на екип, който да бъде отговорен за организацията по изпълнението на проекта.
Тази дейност е свързана с осъществяването на подготовката по изпълнение на дейностите (в това число избор на подизпълнители), контрола, наблюдението, вътрешната оценка и отчетност при изпълнение на проекта. Дейността е необходима с оглед установяване на система за реализация и управление на проека.
Дейност 1 включва следната методика за изпълнение:
- Назначаване на членове на екипа - ръководител, координатор - администриране на проекта, координатор - БАСКОМ, координатори по учебните планове, счетоводител, административен сътрудник, както и експерти на граждански договори за срок от 20 месеца;
- Запознаване на всички членове от работния екип с длъжностните им характеристики. Точно и ясно определяне действията и задълженията им, както и отговорностите, които поемат при осъществяването на проекта;
- Организиране дейността в офиса на проекта;
- Разпределяне на отговорностите на преподавателския състав и експерти от партньора. В този етап са включени висококвалифицирани преподаватели и експерти от бизнеса с дългогодишен опит. Преподавателите и експертите от партньорската организация ще бъдат назначени като лектори на граждански договор, чието заплащане ще се определя на база отработен час;
- Запознаване членовете на работния екип, невзели участие в изготвянето на проекта, с целите и приоритетите на програмата, както и с конкретните цели и начини за тяхното осъществяване в настоящия проект;
- Подготовка на документация и провеждане на процедури за избор на изпълнител/и по правилата на закона за обществени поръчки на:
- доставчик на услуга за изготвяне и внедряване на софтуерна система за управление на документи за нуждите на проекта (при процеса на актуализиране на плановете);
- доставчик на услуга за изготвяне и внедряване на софтуерна система за провеждане на интерактивни онлайн конференции и електронни срещи (иновативен метод за кандидатстващата организация);
- доставчик на компютърно оборудване;
- подизпълнител по провеждане на 4 работни конференции;
- доставчик-мерки за информация и публичност;
- финансов одит.
- Заседания на екипа по проекта: провеждане на работни срещи; изготвяне на месечни справки, междинни и финални технически отчети към ДО;
- Финансов и оперативен мениджмънт.
- Отчетност: дейността по изпълнение на бюджета за разходите по проекта и изготвяне на необходимата методическа и счетоводна документация към него включва:
- обработка на счетоводните документи;
- отчитане на финансовите разходи;
- дейността, свързана с осъществяване на контрол по финансите включва: ежедневен – от ръководителя на проекта, координатора - администриране на проекта, счетоводителя; последващ - от ръководителя;
- изготвяне на заключителни отчети – технически и финансови.
Очакваните резултати от Дейност 1 са:
- Сформиран екип по проекта, определени и назначени на граждански договори - ръководител, координатор - администриране на проекта, координатор - БАСКОМ, координатори по учебните планове, счетоводител, административен сътрудник;
- Екипът по проекта е запознат с основните си задачи и отговорности;
- Подписани граждански договори с преподавателския състав и експертите от бизнеса;
- Организирана дейност в офиса по проекта;
- Подготовена документация и проведени процедури за избор на изпълнител/и по правилата на ЗОП, както следва:
- доставчик на услуга за изготвяне и внедряване на софтуерна система за управление на документи за нуждите на проекта (при процеса на актуализиране на плановете);
- доставчик на услуга за изготвяне и внедряване на софтуерна система за провеждане на интерактивни онлайн конференции и електронни срещи. (иновативен метод за кандидатстващата организация).
- доставчик на компютърно оборудване;
- подизпълнител по провеждане на 4 работни конференции;
- доставчик-мерки за информация и публичност;
- финансов одит; подписани договори с подизпълнителите по проекта; проведени работни срещи на екипа по проекта; изготвени необходимите технически и финансови отчети по изпълнение на проекта, свързани с поетапното и финално изплащане на безвъзмездната помощ.